Programme als Betriebsausgabe: Software Lizenzen richtig buchen

Unternehmen stehen bei der Anschaffung von Computerprogrammen immer wieder vor der Schwierigkeit, wie sie Software Lizenzen buchen können. Problemfelder sind die Aspekte, welches Konto das Richtige ist, das Thema immaterielles Wirtschaftsgut, hergestellte/erworbene Software und der Grenzwert von 800 €. Wie Sie Software Lizenzen richtig buchen, erklären wir Ihnen in unserem Blogbeitrag der KW 12.

Software Lizenzen buchen: So kontieren Sie korrekt!

Software, wozu auch Standardprogramme gehören, sollten immer als immaterielles Wirtschaftsgut behandelt werden. Also buchen Sie als Unternehmer die Anschaffungskosten der Software auf Ihr EDV-Software Konto SKR 03 (0027) bzw. SKR 04 (0135).

Herkömmlicherweise beträgt die Abschreibungsfrist für Software drei Jahre. ERP-Software, also individuelle betriebswirtschaftliche Programme können über einen Zeitraum von fünf Jahren abgeschrieben werden. Dann muss die Abschreibung auf dem Konto Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände SKR 03 (4822) vorgenommen werden.

Abschreibung: Praxisbeispiel für das Software Lizenzen buchen

Am 6. Oktober 2017 haben Sie bei Lizenzking Microsoft SQL Server 2012 Standard gekauft. Die Anschaffungskosten beliefen sich auf 699 €. Sie setzen die Nutzungsdauer mit drei Jahren an. Aufgrund des Kaufs im Oktober 2017 berechnen Sie die Abschreibung für das Jahr 2017 folgendermaßen:

• Anschaffungskosten 2017: 699 € : 3 Jahre = 233 € Abschreibung im Jahr

• 699 € : 12 Monate x 3 Monate = 58,25 € (anteilige Abschreibung 2017)

• Abschreibung für 2018 = 233 €

• Abschreibung für 2019 = 233 €

• Abschreibung für 2020 = 174,75 €

Praxisbeispiel Software Abschreibung für Kombination Computer und geringwertiges Wirtschaftsgut

Ein Unternehmer kauft einen neuen PC für 3.400 € + 646 € Umsatzsteuer. Zum Komplettpreis zählt nicht nur die Systemsoftware, sondern auch die Bürosoftware Office 2016. Diese wird in unserem Beispiel herkömmlicherweise beim Neukauf eines Rechners mit 250 € + 47,50 € Umsatzsteuer kalkuliert. Der Unternehmer muss den Betrag für die Systemsoftware nicht herausrechnen. Die Computer-Anschaffungskosten betragen 3.150 € (3.400 € – 250 €). Das Office-Paket für 250 € kann der Unternehmer als geringwertiges Wirtschaftsgut buchen, die Umsatzsteuer von 47,50 € wird als Vorsteuer ausgewiesen.

Beim Software Lizenzen buchen auf Einteilung achten

Zwischen folgenden drei Optionen wird steuerlich bei der Software unterschieden:

• Systemsoftware: Betriebssysteme, beispielsweise Windows, ohne die ein Rechner nicht funktioniert

• Anwendersoftware: Software, die für Kunden nicht individuell entwickelt wird, beispielsweise Microsoft Office Programme wie Excel oder Word

• Betriebswirtschaftliche Softwaresysteme: individuelle Software, die mit großem Mehraufwand für individuelle Kundenbedürfnisse entwickelt worden ist

Die Software nimmt steuerlich die Stellung eigenständiger immaterieller Wirtschaftsgüter ein. Über welchen Zeitraum die Software abgeschrieben wird und ob sie als Wirtschaftsgut ausgewiesen werden kann, hängt von der Software-Zuordnung ab.

Steuerliche Softwarebehandlung in der Übersicht

Abhängig ist die Behandlung der Software von unterschiedlichen Aspekten. Üblich ist, dass Sie als Unternehmer die Hardware gemeinsam mit der Systemsoftware erwerben. Steuerlich wird die Hardware dann auch mit der Systemsoftware zusammen als eine Einheit beurteilt. Wird die Systemsoftware allerdings getrennt ausgewiesen und berechnet, muss sie als immaterielles Wirtschaftsgut behandelt werden.

1. Systemsoftware

• Kauf von Systemsoft- und -hardware zum Einheitspreis (Bundle) > bewegliches Wirtschaftsgut = Abschreibung mit Hardware über drei Jahre

• Extraberechnung der Systemsoftware > immaterielles Wirtschaftsgut = Abschreibung über drei Jahre

Nur für Systemsoftware, die keiner gesonderten Berechnung unterliegt, kann jene Regelung angewendet werden, dass die Software mit der Hardware auch gemeinsam als einheitliches Wirtschaftsgut gebucht werden kann. Wenn Sie als Unternehmer einen Rechner inklusive Anwendersoftware zu einem Gesamtpreis erwerben, müssen Sie den Betrag für die Anwendersoftware schätzen und herausrechnen.

Handelt es sich bei der vorinstallierten Anwendersoftware hingegen um Testversionen, die zeitlich beschränkt sind und nach wenigen Wochen oder Monaten auslaufen, brauchen Sie für die Anwendersoftware keine Aufwendungen heraus zu rechnen. Nach Auslauf der Testphase müssen Sie die Programme kaufen, damit entsprechende Kosten dafür ausgewiesen werden können.

2. Anwendersoftware

• Kosten liegen netto ohne Umsatzsteuer über 800 € > immaterielles Wirtschaftsgut = Abschreibung über drei Jahre

• Kosten liegen bis 800 € netto ohne Umsatzsteuer >

  • Option 1: Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut bis 250 € sowie Sammelposten zwischen 250 € und 800 €

  • Option 2: geringfügiges Wirtschaftsgut bis 800 € netto = 100% Sofortabschreibung oder wahlweise über drei Jahre.

Sie können selbst geschaffene, immaterielle Wirtschaftsgüter steuerlich nicht ausweisen. Hier können lediglich Anschaffungs- aber keine Herstellungskosten verbucht werden. Unternehmer, die Softwareprogramme selbst herstellen, ziehen diese Aufwendungen ergo in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben ab.

3. Betriebswirtschaftliche Software (ERP-Software)

• Anschaffung > immaterielles Wirtschaftsgut = Abschreibung über fünf Jahre

• Herstellung > steuerlich nicht als Wirtschaftsgut ausweisbar (§ 5 Abs. 2 EStG) > Aufwendungen sofort als Betriebsausgaben abziehbar (Aktivierung ist handelsrechtlich optional zulässig)

Software Lizenzen buchen: Anschaffung und Abschreibungsvarianten

Aus Vereinfachungsgründen kann Anwendersoftware als materielles Wirtschaftsgut ausgewiesen werden. Mit Wirkung zum 1.1.2018 ist der Grenzwert hier von 410 € auf 800 € erhöht worden. Die Software kann bis zu dieser Betragsgrenze also auch als geringwertiges Wirtschaftsgut aufgeführt werden. Somit können Sie Anwendersoftware in immaterielle und materielle Wirtschaftsgüter aufteilen. Dabei müssen folgende Differenzierungen gemacht werden:

1. Option: Netto-Anschaffungskosten liegen unter 250 €

Dann können Kosten direkt als Aufwand ausgewiesen werden. Beim Konto Sofortabschreibung geringwertige Wirtschaftsgüter ist dabei unmittelbar das SKR 03 (4855) zu verwenden, beim SKR 04 das Konto 6260.

2. Option: Netto-Anschaffungskosten liegen über 250 € und sind nicht höher als 800 €

Die Softwareabschreibung erfolgt zuerst auf das Konto Geringwertige Wirtschaftsgüter 0480 (SKR 03) und 0670 (SKR 04), wenn § 6 Abs. 2 EStG angewendet wird. Erst danach (spätestens zum Jahresabschluss) wird die Abschreibung der Software dann via Anlagenkonto Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter 4855 (SKR 03) sowie 6260 (SKR 04) in die Tat umgesetzt.

3. Option: Sie wählen als Unternehmer die Anwendung des § 6 Absatz 2a EStG (Sammelposten)

Als Unternehmer können Sie auch § 6 Absatz 2a EStG wählen. Danach lassen sich Wirtschaftsgüter bis 250 € sofort abschreiben bzw. Wirtschaftsgüter zwischen 250 € und 1.000 € in einen Sammelposten einstellen. Software wird nur dann als materielles Wirtschaftsgut ausgewiesen, wenn die Anschaffungskosten nicht höher als 800 € netto liegen. In den Sammelposten kann dann auch nur dieser Betrag eingestellt werden. Haben Sie eine Software Betriebsausgabe, deren Anschaffungspreis über 800 € netto liegt, müssen Sie als Unternehmer diese Programme zwingend über ihre Nutzungsdauer als immaterielle Wirtschaftsgüter abschreiben.