Im März 2017 stellte Microsoft Teams vor. Mit dem neuen Tool wollte der Hersteller seine Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge vereinheitlichen, mit denen Unternehmen die vielfältigen Software-Anwendungen im virtuellen Arbeitsraum bündeln können. In unserem neuesten Blogartikel stellen wir die Komplettlösung für Onlinebesprechungen und Chats Microsoft Teams näher vor.
Mit Microsoft Teams können Unternehmen Web-, Video- und Audiokonferenzen sowohl mit internen als auch mit externen Teilnehmern durchführen. Es ist optimal geeignet, um Funktionen wie Chats, Dateiuploads, Desktopfreigabe, Notizen oder Planungshilfe zu verwenden. Für große Konferenzen veranstalten Sie mit Microsoft Teams spannende Live Events. Oder Sie halten unkompliziert Sogenannte One-to-Many-Präsentationen mit bis zu 10.000 internen/externen Teilnehmern wie Mitarbeiterversammlungen und Seminare ab.
Dank Microsoft Teams produktiv und entspannt am Arbeitsplatz in Gruppen chatten
Für viele Unternehmen ist eine Business Chat Software oder eine entsprechende App am Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken. Da der Kunde unterschiedliche Kollaborationslösungen über Internet, auf dem Desktop oder seinem Mobilgerät verwenden kann, ist der Erfolg von Microsoft Teams nicht verwunderlich. So besagt eine aktuelle Studie, dass die Nachfrage nach Team Chat Tools im vergangenen Jahr von 2,4% auf 33,3% angestiegen ist. Zu Interessenten gehören dabei nahezu alle Businessbereiche vom großen Konzern über den mittelständischen Betrieb bis hin zum Kleinunternehmen. Das Arbeiten in Teams, also virtuellen Arbeitsräumen nimmt einen immer größeren Platz ein.
Denn mit Microsoft Teams dämmen Sie beispielsweise die Flut der E-Mails ein. Da 22%, also mehr als ein Fünftel der in der Studie befragten Beschäftigten die Hälfte der dienstlichen E-Mails für überflüssig halten, ist klar, dass eine passende Chat-Lösung dem Unternehmen hier jede Menge Ressourcen und Zeit spart. So können themen- oder arbeitsbezogene Chat-Kanäle pro Team angelegt werden, beispielsweise für spontane Unterhaltungen, Messaging oder Vier-Augen-Chats.
Live-Einblicke in Projekte mit Microsoft Teams
Überquellende Posteingänge gehören der Vergangenheit an, da der praktische Team-Arbeitsbereich die für jedes Projekt richtigen Personen bezüglich der Kommunikation zusammenbringt. Alle involvierten Mitarbeiter greifen dann fix auf wichtige Werkzeuge und Dokumente zu, sie erhalten zeitnah Live-Einblicke in die Projekte und können Daten durchsuchen. Die Benachrichtigungsfunktion sorgt dafür, dass keinem Teamleiter wichtige Informationen und Aktivitäten entgehen. In einem teamorientierten Arbeitsbereich finden Sie alle Werkzeuge, Unterhaltungen, Kontakte und Inhalte.
Immer mehr verstärkt sich zudem der Trend zur Telearbeit. Viele Mitarbeiter eines Unternehmens befinden sich immer öfter an unterschiedlichen Standorten wie dem Home Office. Eine Untersuchung der Finanznachrichtenagentur Bloomberg beispielsweise hat ergeben, dass bereits 60% der US-Unternehmen Remote-Work-Modelle anbieten. Auch immer mehr deutsche Arbeitgeber setzen auf Fernarbeit. Und durch das Führen und Arbeiten in einem virtuellen Team werden eben besonderer Bedürfnisse geweckt, die Microsoft Teams optimal befriedigt.
Microsoft Teams Anleitung: Besprechungen an jedem Ort
Dank Microsoft Teams sind Ihnen bezüglich der Besprechungsorte kaum Grenzen gesetzt. Um an einer Besprechung teilzunehmen, reicht Ihnen ab jetzt ein Klick. Behilflich dabei sind auch die Microsoft Skype Room Systems Partner Yealink, HP, Lenovo, Polycom, Crestron und Logitech. Interoperable Cloud- und Videolösungen werden Ihnen mit Polycom, Pexip und BlueJeans angeboten. Verbinden Sie damit übergangslos H.323-kompatible Videokonferenzgeräte mit Microsoft Teams Besprechungen.
Für eine Audiokonferenz können Sie via Microsoft Teams einen Gesprächspartner direkt anwählen oder sich per Telefon in Besprechungen einklinken. Über eine Einwahlnummer, die in über 400 Städten weltweit verfügbar ist, nehmen Sie an Besprechungen teil. Wenn Sie keine Internetverbindung haben oder auf Geschäftsreise sind, wählen Sie sich auf diesem Wege noch unkomplizierter ein.
Visionäre Kommunikation dank Microsoft Teams Anleitung
Microsoft Teams transformiert die Zusammenarbeit, damit Sie in Ihrem Unternehmen noch intelligenter und einheitlicher kommunizieren können. Lernen Sie neue Besprechungsfunktionen wie beispielsweise immersive HD, Transkription oder Aufzeichnung kennen. Damit die Teamarbeit ihren Namen auch verdient, sind die populären Office Anwendungen wie Word, PowerPoint, Excel, SharePoint oder OneNote in Microsoft Teams integriert. Erstellen Sie so gemeinsam Dateien und teilen diese mit anderen Teammitgliedern.
Auch im Team ist Produktivität und Individualität gefragt. Deshalb lassen sich in Microsoft Teams auch Tools von Drittanbietern integrieren. Damit passen Sie Produktivität und Teamarbeit individuell an und heben Ihre Projekte so auf ein ganz neues Niveau. In Teams telefonieren Sie weltweit, wenn Sie Office mit den Funktionen Anrufplan, Telefonsystem und/oder direktem Routing verbinden. Für intelligente Anrufe und Onlinebesprechungen sorgen optimierte Geräte Ihrer Wahl, mit denen sich eine nahtlose Kommunikation bewerkstelligen lässt.
Microsoft Teams für Produktion und Service
Die Lebensader Ihres Unternehmens sind die Mitarbeiter in Produktion und Service. Mit Microsoft Teams steht Ihnen für die Zusammenarbeit jetzt ein zentraler Ort zur Verfügung. In diesem Bereich werden schließlich Interessenten und Kunden für Dienstleistungen, Marken und Produkte Ihres Unternehmens begeistert. Mittlerweile sind über zwei Milliarden Menschen mobil tätig und damit in fast allen Bereichen des Business erster Ansprechpartner für Kunden. Mit Microsoft Teams können Sie Ihre Mitarbeiter dabei effizient unterstützen.
Außerdem nehmen Sie Ihr Zeitmanagement mit der Funktion „Schichten“ in Microsoft Teams noch effektiver in den Fokus. Während Vorgesetzte mit dem Tool unkompliziert und schnell Arbeitspläne erstellen, machen sich die Teammitglieder in Echtzeit mit den Plänen vertraut und haben auch die Möglichkeit Änderungen einzubringen. Zukünftig werden vorgesetzte Mitarbeiter auch Personalmanagement und Planung mittels GraphAPIs für „Schichten“ verbinden, um somit übergangslosen Zugriff auf Personalmanagementsysteme zu erlangen.
Unabdingbar im heutigen Geschäftsleben ist die Motivation der Mitarbeiter. Und hier bietet Microsoft Teams tatsächlich eine sensationelle Innovation. Denn mit der Funktion „Lob“ fördern Sie den Teamgeist, bringen den Mitarbeitern Ihre Wertschätzung zum Ausdruck und feiern mit Ihrer erfolgreichen Mannschaft ausgiebig die Business-Triumphe.
Haben Sie außerdem schon gewusst, dass ein Smiley im Chat die gleichen Glücksbereiche des menschlichen Gehirns aktiviert wie ein echtes menschliches Lachen? Mit Microsoft Teams gestalten Sie die digitale Kommunikation persönlicher und freundlicher und lockern zum Beispiel Gruppen-Chats mit GIFs, Stickern und Emojis auf. Mit einem Makro-/Meme-Generator ferner verfassen Sie Botschaften, die etwas persönlicher sein sollen.
Da Microsoft Teams auf der Office 365 Cloud fußt, werden auf Unternehmensniveau alle erforderlichen erweiterten Compliance- und Sicherheitsfunktionen angeboten. Standardmäßig aktiviert sind hier die Dienste in den Compliance Kategorien C und D bezüglich branchenführender Compliance-Verpflichtungen. Hinzu kommen die Steuerungsmöglichkeiten für die Services der Kategorien A und B. Damit aktivieren oder deaktivieren Sie Dienste team- und organisationsbezogen.
Microsoft Office Teams ist ausgestattet mit der team- und organisationsweiten, zweistufigen Authentifizierung. Dies erfordert das einmalige Anmelden über Active Directory und stellt die Verschlüsselung bei Datenübertragung und im Ruhestand sicher. Ferner werden in SharePoint Dateien gespeichert und durch SharePoint-Verschlüsselung vor fremdem Zugriff geschützt. Zu Microsoft Office Teams gehören auch die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Dateien, Chats und Kanäle sowie eDiscovery.
Wir haben Microsoft Teams mit der ebenfalls sehr populären, webbasierten Collaboration-Plattform Slack verglichen. Auch dieses Produktivitätstool ermöglicht es, gemeinsame Dokumente auszutauschen und zu bearbeiten, in einer Gruppe oder mit einzelnen Mitarbeitern zu chatten bzw. Nachrichten auszutauschen. Auch Slack ist eine Software, die für die Ad-hoc-Kommunikation und -Zusammenarbeit kreiert worden ist.
Sowohl Microsoft Teams als auch Slack legen das Hauptaugenmerk darauf, die Zusammenarbeit im Unternehmen einfacher zu gestalten. Innerhalb von Ad-hoc-Gruppen beziehungsweise zwischen einzelnen Mitarbeitern soll die technische Voraussetzung für spontane Kommunikation geschaffen und gefördert werden.
Enterprise Collaboration- und Kommunikationsfunktionen
Slack:
- reibungslose Integration von Social Media, allerdings keine Konversationsstränge (Threads)
Microsoft Teams:
- unterstützt dagegen die Funktion, mit verschiedenen Teilnehmern komplexe Gespräche zu organisieren
- Teams strukturiert zudem mit Inline Reply Messaging komplexe und detaillierte Strukturen
1:0 für Microsoft Teams
Geschäftsproduktivität
Slack:
- ist reine Chat-Plattform ohne umfangreiche Businessfunkqualitäten
Microsoft Teams:
- bietet tiefe Integration in Businessfunktionalität von Office 365
- weitere Office Apps können in Teamprozesse integriert werden (wie beispielsweise Skype Meetings)
- sofort verfügbar und integriert ist zudem die Cloud OneDrive
- Teams kooperiert mit Office Graph, dem Microsoft Tool für künstliche Intelligenz
- so wird aus Team-Zusammenarbeit ein richtiger Geschäftsprozess, der ausgewertet, verfolgt und optimiert werden kann
2:0 für Microsoft Teams
Betriebssystem-Kompatibilität und -Integration
Slack:
- für innovative Features und bessere Integration kooperiert Slack mit Google (Funktionalitäten wie zum Beispiel Dokumentvorschau, Team Drives von Google, Genehmigung und Bots für Benachrichtigungen)
Microsoft Teams:
- ist mobilfähig, bietet einfachen Zugriff auf externe Datenschnittstellen, kann unter Mac OS genutzt werden
- nahtlose Integration in Office 365 und somit Möglichkeit für Excel- oder Word-Dateianhang
- direkte Integration von SharePoint: alle Dateien können im Team bearbeitet werden, Workspace muss nicht verlassen werden
3:0 für Microsoft Teams
