Excel ist im Microsoft Office Paket ein wichtiger Baustein. Schließlich ist es das beliebteste Tabellenkalkulationsprogramm. Wer die nützliche Software einmal richtig verstanden hat, weiß wie vielseitig sie ist. Aber auch Einsteiger können mit unseren Tipps schnell und zielführend Excel lernen. Wir zeigen Ihnen die Excel Grundlagen (Oberfläche und Start), wie Sie mit Excel Basics Daten eingeben, das Kopieren und Einfügen von Werten, das Formel kopieren und das Erstellen eines Diagramms. Viel Spaß beim Lesen und Nachmachen!
Excel Grundlagen: Oberfläche und Start
Mit Excel erstellen Sie umfangreiche Tabellen, Diagramme inklusive vieler Funktionen und Formeln. In der Abbildung unten sehen Sie die Startoberfläche von Excel 2016. Sie können dort eine leere Arbeitsmappe öffnen oder sich mit der Excel Tour Erste Schritte zeigen lassen. Praktisch ist auch die Möglichkeit, sich verschieden Excel Vorlagen anzeigen zu lassen, beispielsweise für Haushalts- und Fahrtenbuch.
Wenn Sie eine leere Arbeitsmappe geöffnet haben, wird Ihnen die Excel-Oberfläche präsentiert. Ganz oben ist das Navigationsmenü angesiedelt. Darunter sehen Sie den Bereich für Funktionen und Einstellungen. Dann folgt eine Zeile, in der der jeweilige Zelleninhalt angezeigt wird. Dort können Sie später auch verschiedene Funktionen eintippen. Daten eintragen geht unten in den sogenannten Excel-Zellen.
Unten in der Mappe wird Ihnen die Tabelle angezeigt, in der Sie gerade arbeiten. Über den +-Button können Sie weitere Tabellen hinzufügen und diese mit einem Rechtsklick auch umbenennen. Beispielsweise wenn Sie Haushaltsbuch führen und für jeden Monat eine eigene Tabelle anlegen möchten. So besteht eine Mappe dann aus mehreren Tabellen (Monaten).
Mit Excel Basics Daten eingeben
Zu den grundlegenden Funktionen von Excel gehört die Eingabe von Daten bzw. das Markieren der Zellen. Die Dateneingabe wird in der aktiven Zelle getätigt. Sie erkennen diese daran, dass sie nach einem Klick mit der Maus mit einem grünen Rahmen versehen ist (siehe Screenshot unten). In welche Zelle Sie Daten eintragen möchten, wählen Sie mit Ihrer Maus aus. Auch mit der Tastatur (Pfeiltasten) können Sie zwischen den Zellen in der Arbeitsmappe navigieren. Eingaben schließen Sie in Excel ab, indem Sie mit den Cursortasten oder der Enter-Taste Ihren Eintrag in der Zelle bestätigen. Für die Bestätigung können Sie auch das Häkchen anklicken.
Möchten Sie Inhalte löschen, markieren Sie die jeweilige Zelle und bedienen die Entf-Taste, möchten Sie hingegen Inhalte der Zelle verändern, klicken Sie diese einfach an. Danach können Sie mit der Tasteneingabe den bisherigen Inhalt problemlos überschreiben. Somit ist also kein explizites Löschen von Nöten.
An der Cursorposition können Sie Eingaben auch mit der Entf-Taste löschen. Fällt Ihnen während der Dateneingabe auf, dass Sie einen Fehler gemacht haben, Sie aber nicht mehr wissen, welcher Wert sich zuvor in der Zelle befand, können Sie die Eingabe ohne Probleme abbrechen. Drücken Sie dafür auf X oder auf ESC. Haben Sie die Eingabe bereits bestätigt, lassen sich auch mehrere Aktionen mit dem nach links zeigenden Pfeil rückgängig machen.
Excel macht bei der Eingabe von Daten Unterschiede zwischen Zeitangaben (Uhrzeit, Datum), Texten und Zahlen. Unten erkennen Sie, dass Excel Zahlen mit Punkten sofort als Datum ausgibt. Doch Excel lässt das Datum unter Umständen nicht so stehen, wie Sie es eingetragen haben, sondern dies ist abhängig von der Systemeinstellung. Wird zum Beispiel die Jahreszahl nicht explizit eingetippt, sehen Sie in Excel die ersten drei Buchstaben des Monats (Zelle B3). Bei der Eingabe eines Doppelpunktes gepaart mit einer Zahl interpretiert Excel dies sofort als Uhrzeit (Zelle B4).
Lizenzking Excel Tutorials: Kopieren und Einfügen von Werten
Zu den grundlegenden Funktionen von Excel zählt die Möglichkeit Zahlen und Daten zu kopieren, um diese in andere Zellen einzufügen. Auch mit Formeln geht das unkompliziert via Tastatur und Maus. In der Symbolleiste befinden sich Funktionen, mit denen Bereiche der Tabelle ganz einfach kopiert werden können. Anschließend lassen Sie sich an der gewünschten Stelle einfügen. Unten sehen Sie, dass Sie mit der Schaltfläche Kopieren einen Bereich Ihrer Tabelle in die Zwischenablage einfügen können, den Sie zuvor mit Tastatur oder Maus markiert haben. Dies geht auch mit der Tastenkombination STRG + C.
Eine praktische Möglichkeit, mehrere Zellen mit dem gleichen Inhalt zu befüllen, stellt die Kopie mit der Maus dar. Markieren Sie wie unten dargestellt die entsprechende Zelle und ziehen das kleine Kästchen bis zum gewünschten Bereich hinunter, dann werden alle markierten Zellen mit dem gleichen Wert befüllt.
Möchten Sie eine Auswahl entfernen, können Sie dies über das Ausschneiden-Symbol (Schere) oder mit der Tastenkombination STRG + X in die Tat umsetzen. Der Inhalt wird dann in der Zwischenablage gespeichert.
Anschließend lässt sich dieser über die Schaltfläche Einfügen oder die Tastenkombination STRG + V an gewünschter Position wieder sichtbar machen.
Mit Excel Tipps Formeln kopieren
Eine der spannendsten und wichtigsten Anwendungen ist mit Sicherheit das Kopieren von Formeln. Unten sehen Sie die fiktiven Einnahmen und Ausgaben eines Kiosks. In der Zelle H2 haben wir die Formel =Summe(F2-G2), also Einnahmen minus Ausgaben festgelegt. Jetzt markieren wir wie beim Kopieren von Texten und Zahlen die Zelle H2 und ziehen die Maus nach Erscheinen des kleinen Kästchens bis zur Zelle H6. Weil Excel beim Kopieren relative Pfade verwendet, wird in Zeile 3 auch G3 von F3 abgezogen usw. Eine sehr praktische Funktion.
Gleiches gilt für das Autoausfüllen von Zahlen.
Auch das Datum-Autoausfüllen geht mit Excel exakt so wie oben leicht von der Hand.
Bei längeren Texten schreibt Excel über die Spaltenbreite hinaus schreibt. Über die Funktion Textumbruch lösen Sie dieses Problem spielend schnell.
Mit der Funktion verbinden und zentrieren lässt sich im Handumdrehen auch eine Überschrift erstellen, zum Beispiel die über eine Sporttabelle.
Zahlen lassen sich in verschiedenen Formaten darstellen. Als Währung zum Beispiel in Euro.
Oder auch in Prozent!
Excel für Anfänger: Erstellen eines Diagramms
Mit Excel können Sie neben Tabellen auch zahlreiche Diagramme (Grafiken) erstellen. Damit lassen sich Zahlen und Daten visuell anschaulich aufbereiten. Dafür wird zuerst wie unten in der Abbildung eine Tabelle erstellt. Die Spalten sollten aussagekräftige Überschriften besitzen, die Zellen entsprechend formatiert sein. Im Beispiel unten sehen wir die Absatzzahlen und Marktanteile verschiedener Smartphone-Hersteller. Verglichen miteinander werden das 1. Quartal 2016 und das 1. Quartal 2017.
Um aus diesen Daten nun ein aussagekräftiges Diagramm zu erstellen, müssen Sie zuerst die fertige Tabelle markieren.
Anschließend haben Sie über den Menüpunkt Einfügen verschiedene Optionen, die Tabelle in ein Diagramm umzuwandeln. Für unser Beispiel haben wir die Schaltfläche Empfohlene Diagramme angeklickt, aus der Excel ein Diagramm auswählt, das für die Art der Tabelle besonders geeignet ist.
Im Diagramm „Gruppierte Säulen“ erkennen Sie nun an den steil aufragenden gelben Säulen ganz deutlich, dass die Smartphone-Hersteller Oppo und Vivo den größten Absatzzuwachs verzeichnen durften.
Auch wenn wir mit unseren Beispielen nur einen Bruchteil der Excel-Möglichkeiten aufzeigen konnten, ist vielleicht klargeworden, wie viel Potenzial in diesem Programm steckt. Setzen Sie Ihr neues Wissen doch gleich in die Praxis um und erwerben bei Lizenzking 100% sicher und 100% legal Ihre gewünschte Microsoft Office Version inklusive Excel und legen gleich mit der Dateneingabe los wie die Profis!
