Microsoft Visio ist das Diagramm Tool für Projektmanager. Denn mit einem Diagramm präsentieren Sie Informationen wie beispielsweise Daten aus Excel viel prägnanter als nur über nackte Zahlen und Textbausteine. Eine Vielzahl an Vorlagen zur Visualisierung unterschiedlicher Geschäftsprozesse bietet das Visualisierungstool Microsoft Visio. Dank des Features DataVisualizer werden Datendiagramme auch automatisiert erzeugt, wie beispielsweise aus Excel. Wie das funktioniert erklären Ihnen in unserem aktuellen Blogbeitrag.
Mit Sicherheit gehört die Kommunikation zu den wichtigsten Bausteinen der Projektarbeit. Hier müssen Informationen prägnant und unkompliziert jedem involvierten Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Schnelligkeit und Effizienz dürfen aber nicht auf der Strecke bleiben. Die meisten Projektmanager kennen das Gantt-Diagramm, mit dem sie die Planung ihres Projekts hervorragend darstellen können. Im beruflichen Kontext werden jedoch auch diverse andere Darstellungsformen benötigt, um eine effiziente und umfassendere Kommunikation zu gewährleisten.
Hier kommt Microsoft Visio ins Spiel, mit dem Sie Ihre Businessdiagramme auf verschiedene Art und Weise visualisieren können. 1991 hat der Hersteller aus Redmond Visio zum ersten Mal präsentiert, mittlerweile ist das Tool Marktführer auf dem Gebiet der schematischen, zweidimensionalen Abbildung. Da Visio verschiedenen Anforderungen einer Organisation entspricht, lässt es sich auch variabel einsetzen. Dafür sorgen die unterschiedlichen Vorlagen, die als Shapes (vorbereitete Formen bzw. Komponenten) daherkommen. Shapes sind die Basiselemente zur Erstellung von Diagrammen und für die einzelnen Anwendungsgebiete speziell entworfen worden.
Mit Microsoft Visio Excel Dateien verknüpfen
Microsoft Visio ist ein klassisches Diagramm Tool. Darin finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Vorlagen. Diese lassen sich auf Wunsch auch nach Anwendungsgebieten filtern. Im Startbildschirm hilft das Feld „Empfohlene Suchbegriffe“, mit dem Sie nach einer themenspezifischen Vorlage Ausschau halten können.
Verknüpfen Sie Ihre Diagramme auch mit externen Datenquellen wie beispielsweise aus Excel. So halten Sie Ihre Daten stets aktuell. Dieses Feature aktivieren Sie über das Menüband „Daten“. Hier werden zwei Optionen offeriert: Im Menü „Benutzerdefinierter Import“ können Sie Shapes mit Datensätzen aus Excel manuell verknüpfen, während das Menü „Schnellimport“ die automatische Erkennung der Verknüpfung via Metadatum in die Tat umsetzt. Die Version Visio 2019 Professional ist Voraussetzung für die Datenverknüpfung. Oder Sie nutzen die Online Edition Visio Online Plan 2.
Dank DataVisualizer Excel Tabelle mit Microsoft Visio einfügen
Mittlerweile können Sie aus einer Datenquelle wie Excel auch direkt ein Diagramm erzeugen. Dies geht via DataVisualizer mit der Option „Aus Daten erstellen“. Nutzen lässt sich diese Funktion in der momentanen Edition für vertikale und horizontale funktionsübergreifende Flussdiagramme sowie für das Standardflussdiagramm. Im Prozessmanagement kommt vor allem dem Flussdiagramm eine wichtige Rolle zu. Dieses können Sie in einer Datenquelle datentechnisch vordefinieren und anschließend von Visio vollautomatisch erzeugen lassen. Möchten Sie, dass Visio das Diagramm ständig mit der Datenquelle verknüpft, können Sie auch diese Option wählen. Dafür tragen Sie in der Datendatei nur noch die neuen Daten ein, während das Diagramm sich selbstständig aktualisiert.
Visio aus Excel generieren
Verwenden Sie die Datenschnellansichtsvorlagen, um aus einer Excel Arbeitsmappe automatisch ein professionelles Visio Flussdiagramm zu erzeugen. Hier ist eine Excel Arbeitsmappe jeder Vorlage zugeordnet, um Prozessdaten in ein Flussdiagramm in Visio zu konvertieren. Des Weiteren erstellen Sie kinderleicht benutzerdefinierte Excel Vorlagen, ordnen im Assistenten Shapes für das Erzeugen von Diagrammen aus Excel Daten zu und erstellen das Diagramm automatisch. Ferner fügen Sie in Excel sogar zielsicher Datenspalten hinzu, diese werden anschließend in Visio-Shape-Daten konvertiert.
Auch die doppeldirektionale Synchronisierung zwischen Excel Arbeitsmappe und dem Visio-Diagramm wird von Microsoft Visio unterstützt. Dabei erzeugen Sie nicht nur das Flussdiagramm während Sie in Excel Ihre Daten bearbeiten und in Visio das Diagramm aktualisieren, Sie nehmen vielmehr auch an diesem Diagramm kontinuierlich Änderungen vor, um so die Excel Daten aus dem Diagramm aktuell zu halten.
Visio Online: Arbeiten mit Visio im Browser
Mit Visio online können Sie auch im Browser Visio Dateien öffnen, wenn Sie diese zuvor in Microsofts Cloud-Speicher OneDrive oder in SharePoint abgelegt haben. Im Vergleich zum fest installierten Programm ist der Funktionsumfang von Visio online wie bei den Internetversionen von OneNote, PowerPoint, Excel und Word ebenfalls eingeschränkt. Dennoch lassen sich einfache Diagramme auch im Browser bequem erzeugen.
Außerdem verwenden Sie Visio online auch zum Editieren von bereits erstellten Diagrammen. Dazu gehören beispielsweise funktionsübergreifende Flussdiagramme oder Venn-Diagramme. Um in Visio online Ihre Diagramme zu bearbeiten oder zu öffnen, müssen Sie das Programm nicht installieren. Eine besonders praktische Lösung vor allem für User, die nicht ständig mit Microsoft Visio zu tun haben. Dennoch können Sie über den Browser auch Diagramme verändern und erstellen.
Dank Lizenzking in Visio Excel Tabelle einfügen
Mit Visio liefert Microsoft Ihnen ein universelles Diagramm Tool, das über vielfältige Features verfügt, aber dennoch einfach zu bedienen ist. Vor allem Projektmanager erfreuen sich an den verschiedenen Funktionen, um ihre Daten und Informationen anschaulicher und prägnanter zu präsentieren sowie unkompliziert mit den Mitarbeitern zu kommunizieren.
Dabei ist Visio nicht nur auf ein Einsatzgebiet beschränkt, sondern ist für die gesamte Organisation geeignet. Egal, ob Sie Strukturen der Projektorganisationen, den Aufbau einer Abteilung oder eines Unternehmens abbilden oder Prozesse im Change Management darstellen möchten – Visio liefert Ihnen dazu optimale Möglichkeiten.
Besonders praktisch sind die Vorlagen, die mit einem Excel Symbol versehen sind. Erstellen Sie von dort aus ein Diagramm direkt aus einer Datendatei, denn Visio hat die entsprechende Excel Vorlage gleich mit an Bord. Dank des DataVisualizers kreieren Sie viel Arten von Diagrammen automatisiert und sparen somit jede Menge Arbeit und Zeit.
Im Onlineshop von Lizenzking bekommen Sie beispielsweise die beliebte Edition Visio Professional 2019. Erstellen Sie damit Flussdiagramme, Netzwerkdiagramme sowie Grundrisse und Ablaufpläne. Die automatische Aktualisierung der Diagramme erleichtert die Änderungen der Datenbasis. Mehrere Anwender arbeiten bequem zur gleichen Zeit an einem Diagramm. Ohne die Anwendung zu wechseln, kommunizieren Sie zudem mit allen Projektteilnehmern über Chat, Video- oder Sprach-Call. Mithilfe des gewohnten Office Interface erstellen Sie ferner in kürzester Zeit detaillierte Vorlagen und neue Shapes.
