Reisekosten richtig abrechnen – So blicken Sie durch!

Wenn jemand eine Reise tut…Als geschäftlich Reisender verfluchen Sie es vermutlich, denn die Reisekosten müssen im Nachgang bis ins kleinste Detail abgerechnet werden – ein notwendiges Übel. In unserem aktuellen Blog möchten wir Ihnen den Durchblick im Reisekosten-Dschungel geben, damit Ihnen die Abrechnung in Zukunft – als Arbeitnehmer wie Freiberufler und Selbstständiger – spielend leicht von der Hand geht.

Reisekosten abrechnen nur mit vollständigen Daten

Um Ihre Reisekosten abrechnen und steuerlich geltend machen zu können, müssen Sie Ihre Geschäftsreise im gleichen Zeitraum (Monat) belegen. Für eine schnelle, vor allem aber korrekte und vollständige Aufnahme Ihrer Reisekosten, ist ein (vom Arbeitgeber) vorgefertigtes Formular hilfreich, damit Sie Ihre Angaben eintragen können:

• Name
• Reisezeitraum
• Dauer der Reise
• Ziel und Zweck der Reise
• Angabe der gefahrenen Kilometer (bei Fahrt mit dem Auto)
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Evtl. Rechnungsbetrag, wenn die Vorsteuer abgezogen werden muss

Besonders Auslandsreisen sollten Sie sorgfältig dokumentieren, denn hier schaut das Finanzamt genauer hin und prüft die betriebliche Veranlassung. Darunter zählen beispielsweise Fahrscheine für Zug, U-Bahn oder Bus, Taxiquittungen, Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege, Parkgebühren, Telefonkosten oder auch Trinkgelder. Wichtig sind zusätzlich Nachweise über Ihre Tätigkeiten während des Aufenthaltes, wie Seminarbescheinigungen, Terminbestätigungen oder sonstige Verträge, die Ihren beruflichen Aufenthalt rechtfertigen. Übrigens: Bußgelder, Massagen, die Minibar oder Pay-TV können nicht angesetzt werden.

Achtung: Beachten Sie beim Abrechnen Ihrer Reisekosten im Inland die unterschiedlichen Steuersätze, denn Übernachtungen werden mit 7% besteuert, Dienstleistungen sowie auch das Frühstück sind mit 19% besteuert. Lassen Sie sich vom Hotel stets zwei verschiedene Rechnungen oder die verschiedenen Steuersätze zu den jeweiligen Positionen ausstellen, damit Sie Ihre Reisekosten richtig abrechnen können.

Ein Tipp: Legen Sie einen separaten Ordner für Ihre Reisekostenabrechnung an, wenn Sie häufiger unterwegs sind. So haben Sie den vollen Überblick und können auf Rückfragen Ihre Reisekosten nachweisen. Kassenbons und ähnliche Belege sollten Sie zusätzlich kopieren und ablegen, da diese mit der Zeit verblassen und ein Nachweis schwierig ist. Sollten Quittungen Ihrer Geschäftsreise nicht mehr auffindbar sein, ist das Geld nicht verloren. Sie haben die Möglichkeit einen Eigenbeleg zu erstellen und diesen über Ihre Reisekosten abzurechnen. Achten Sie aber darauf, dass die Höhe des Betrages glaubwürdig ist, wie beispielsweise eine Taxifahrt, die über die gefahrenen Kilometer nachweisbar wäre. 

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand in den Reisekosten berücksichtigt?

Nicht nur Übernachtungskosten werden über die Reisekosten abgerechnet, auch Frühstück, Mittag- und Abendessen werden vergütet. So können Sie für eine Geschäftsreise mit mehr als 8 Stunden pauschal 12 Euro ansetzen. Dauert Ihre Reise mehr als 24 Stunden, beträgt die Verpflegungspauschale 24 Euro. Ein Hinweis: Ihre Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn Sie sich nicht selbst verpflegen und beispielsweise das Hotelfrühstück wählen. Dieses sollte – wie bereits erwähnt – auf Ihrer Schlussrechnung ausgewiesen sein.

Bei Geschäftsreisen ins Ausland kann Ihr Arbeitgeber die Verpflegungsaufwendungen lohnsteuerfrei rückerstatten. Beachten Sie, dass es – je nach Land – unterschiedliche Pauschbeträge gibt. So wird in Dänemark eine Pauschale von 58 Euro angesetzt, während in den USA bis zu 64 Euro angesetzt werden können.

So werden die Reisekosten bei Angestellten erstattet!

Im Reisekostenrecht wird für Angestellte eine erste Tätigkeitsstätte definiert. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer einem Betrieb / Unternehmen oder einer dritten Partei, wie z.B. einem Kunden zugeordnet wird. Es fallen also Kosten an, wenn der Arbeitnehmer außerhalb dieser Tätigkeitsstätte – aus beruflichen oder betrieblichen Gründen – agiert. 

Für den Arbeitgeber gibt es drei Möglichkeiten, die Reisekosten an seine Mitarbeiter zu erstatten:

1. Es werden die angefallenen Kosten ersetzt, die vom Arbeitgeber als Werbungskosten abziehbar wären. Die Zahlung muss nicht versteuert werden. Eventuelle Differenzen zu den tatsächlich entstandenen Ausgaben können Sie bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen.
2. Eine weitere Methode ist die Zahlung von festgelegten Sätzen. Hierbei ist allerdings nur der Teil steuerfrei, der auch als Werbungskosten gelten würde. Somit kann bei einem Überschuss Lohnsteuer auf den Differenzbetrag anfallen.
3. Bei einer pauschalen Erstattung bleibt der Betrag bis zur Höhe der Pauschale steuerfrei. Darüber hinaus gezahlte Erstattungen werden vom Arbeitgeber mit 25% versteuert.

Dienstreise oder privater Urlaub? Bei Selbstständigen schaut das Finanzamt genau hin

Bei Freiberuflern und Selbstständigen werden Reisekosten als Betriebsausgabe in der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der EÜR aufgegliedert. Damit das Finanzamt Ihnen die Geschäftsreise nicht als privates Vergnügen auslegt, sollten Sie stets die notwendigen Nachweise einreichen. Das kann eine Bescheinigung zu einer Weiterbildungsmaßnahme sein, aber auch eine E-Mail, die eine Einladung zum Geschäftstermin nachweist.  

Als Freiberufler oder Selbstständiger können Transport- und Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen sowie sonstige Reisenebenkosten wie bei Angestellten abgerechnet werden. Unterschiedlich werden die Übernachtungskosten behandelt. Diese können als volle Betriebsausgabe angesetzt werden und sind – mit ermäßigtem Steuersatz von 7% – vorsteuerabzugsfähig. Achten Sie für eine saubere Buchführung auch hier auf die korrekt ausgestellte Rechnung. 

Reisekosten abrechnen leicht gemacht – mit Lexware

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